Monatlich eintreffende Rechnungen manuell aus dem E-Mail-Postfach herauszusuchen und in die Buchhaltung hochzuladen, kostet unnötig Zeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Belege in Gmail sortieren und über die Plattform Make vollautomatisch an das Buchhaltungsprogramm SevDesk übergeben lassen.

Schritt 1: Rechnungen in Gmail automatisch sortieren

Damit der Posteingang übersichtlich bleibt, werden wiederkehrende Rechnungs-Mails direkt nach dem Eintreffen markiert und in ein eigenes Label verschoben:

Filter anlegen: In den Gmail-Einstellungen unter dem Bereich für Filter wird eine neue Regel erstellt. Als Absender werden bekannte Rechnungsadressen (zum Beispiel von Anbietern für Software oder Abonnements) mit einem OR verknüpft eingegeben.
Aktionen festlegen: Eingehende Nachrichten, die diesen Kriterien entsprechen, überspringen den Posteingang, bleiben ungelesen und erhalten das Label „Rechnungen“.
Zusätzliche Adresse nutzen: Bei Google Workspace lässt sich auch mit Mail-Zusätzen arbeiten (beispielsweise durch Anhängen eines +rechnungen an den eigenen Benutzernamen). Ein weiterer Filter kann so eingerichtet werden, dass E-Mails an diesen Zusatz direkt in den Rechnungsordner sortiert werden, sofern sie einen Dateianhang enthalten.

Schritt 2: Automatisierung in Make einrichten

Für die Weiterverarbeitung wird die Plattform Make genutzt, auf der eine Abfolge von Gmail-Modulen zusammengestellt wird:

E-Mails suchen (Search emails): Das Modul durchsucht das Gmail-Konto nach ungelesenen Nachrichten im Label „Rechnungen“. Zusätzlich wird ein Kriterium hinterlegt, das Bestätigungen von SevDesk (wie den Begriff „autobox“) ausschließt.
Anhänge abrufen (List email attachments and media): Über die Nachrichten-ID der gefundenen E-Mail werden die angehängten Belege ermittelt.
Beleg weiterleiten (Send an email): Eine neue E-Mail mit dem Dateianhang wird an die persönliche SevDesk-Autobox-Adresse gesendet. Die Autobox verarbeitet eingehende Belege automatisch im Buchhaltungskonto, sodass keine direkte API-Anbindung erforderlich ist.
E-Mail als gelesen markieren (Mark an email as read): Wurde die Nachricht erfolgreich weitergeleitet, wird sie in Gmail als gelesen markiert. Dadurch wird verhindert, dass Belege bei künftigen Durchläufen mehrfach verschickt werden.

Schritt 3: Dateifilter und Bestätigungs-Mails bereinigen

Manche Anbieter versenden mehrere Anhänge oder Quittungen in einer E-Mail. In Make kann zwischen dem Abrufen der Anhänge und dem Senden ein Textfilter gesetzt werden (zum Beispiel um Dateien mit bestimmten Begriffen im Dateinamen auszuschließen), damit nur die tatsächliche Rechnung übertragen wird.

Nachdem ein Beleg verarbeitet wurde, sendet die SevDesk-Autobox standardmäßig eine Bestätigungsnachricht mit dem Betreff „Dein Beleg ist bereit!“. Um auch diese E-Mails nicht manuell löschen zu müssen, lässt sich in Gmail ein abschließender Filter einrichten, der Benachrichtigungen des Autobox-Absenders sofort automatisch löscht.

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