Wer regelmäßig Kontaktdaten sammelt und für E-Mail-Kampagnen nutzt, verliert oft viel Zeit durch das manuelle Exportieren und Importieren von Tabellen. Mit einer passenden Verknüpfung lässt sich dieser Ablauf vollständig automatisieren, sodass neue Kontakte aus einer Google-Tabelle direkt in die Kampagne bei Instantly übertragen werden.

1. Daten aus Google Sheets auslesen

Als Ausgangspunkt dient eine Tabelle in Google Sheets, die gesammelte Kontaktdaten enthält. In Make wird dazu das Modul „Search Rows“ für Google Sheets genutzt. Über Filter lässt sich festlegen, welche Zeilen berücksichtigt werden sollen:

Es wird geprüft, ob eine E-Mail-Adresse in der jeweiligen Zeile existiert.
Eine zusätzliche Spalte (zum Beispiel „Imported“) sorgt dafür, dass nur Kontakte gewählt werden, deren Wert ungleich TRUE ist. So werden bereits verarbeitete Einträge nicht doppelt übertragen.
Zu Beginn kann die Anzahl der Ergebnisse auf 1 limitiert werden, um den Ablauf Schritt für Schritt sicher zu testen.

2. Verbindung zu Instantly einrichten und Lead erstellen

Im nächsten Schritt wird Instantly angebunden. Dazu wird in den Einstellungen von Instantly im Integrationsbereich ein neuer API-Schlüssel erstellt. Für diesen Vorgang werden die entsprechenden Berechtigungen für Kampagnen und Leads vergeben.

Nachdem der API-Schlüssel in Make hinterlegt ist, kann das Modul „Create Lead“ von Instantly konfiguriert werden:

Die gewünschte Kampagne wird ausgewählt.
Die Felder aus Google Sheets (wie E-Mail-Adresse, Website, Firmenname und Telefonnummer) werden den passenden Feldern in Instantly zugeordnet.
Überspringungsregeln (wie „Skip if in Workspace“ oder „Skip if in Campaign“) können aktiviert werden, um unerwünschte Dopplungen zu vermeiden.

3. Tabelle nach dem Import aktualisieren

Damit das System weiß, welche Leads bereits erfolgreich übertragen wurden, folgt als dritter Baustein ein weiteres Google-Sheets-Modul: „Update a Row“. Über die Zeilennummer (Row number) aus dem ersten Schritt wird die entsprechende Zeile angesteuert und der Wert in der Spalte „Imported“ auf TRUE gesetzt.

4. Filter und Absicherung des Ablaufs

Um Fehler bei Durchläufen ohne neue Daten zu vermeiden, wird ein Filter zwischen den Modulen eingefügt. Dieser prüft, ob die Gesamtzahl der gefundenen Datensätze ungleich 0 ist. Erst wenn tatsächlich neue Zeilen vorliegen, setzt sich die Weiterleitung zu Instantly in Gang.

Zusätzliche Personalisierung

Wer seine Kampagnen weiter verfeinern möchte, kann vor dem Import-Schritt zusätzliche Module vorschalten, um personalisierte Textbausteine zu generieren. Diese lassen sich anschließend direkt in das Personalisierungsfeld oder in benutzerdefinierte Variablen in Instantly einbinden.

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